Iako se ova tema spominje na kraju popisa protokola, sigurnost i privatnost sudionika webinara trebali bi biti prioritet svake (obrazovne) institucije. Prvi korak je odabir platforme koja je usklađena s važećim propisima, posebno s GDPR-om. Potrebno je osigurati da se osobni podaci sudionika obrađuju transparentno i u skladu s pravilima zaštite privatnosti.
Prilikom organizacije webinara preporučuje se koristiti zaštitu lozinkom i jedinstvene poveznice za pristup kako bi se spriječio neovlašteni ulazak i ometanje (tzv. “zoombombing”). Moderator ili tehnička podrška trebaju imati mogućnost uklanjanja neželjenih sudionika i kontrolu mikrofona i kamere.
Ako se sesija snima, svi sudionici moraju biti pravovremeno obaviješteni i dati pristanak, odnosno može im se ponuditi da uopće ne uključuju kamere ako to ne žele. Snimke se pohranjuju na siguran način i koriste isključivo u obrazovne svrhe. Preporučuje se izbjegavati pohranu osjetljivih podataka u otvorenim kanalima.
Tijekom webinara vrijede pravila digitalne etike: sudionici ne smiju snimati ili dijeliti sadržaj bez odobrenja, a komunikacija treba biti pristojna i profesionalna. Moderator je zadužen za praćenje i reagiranje na neprimjereno ponašanje.
U svrhu sigurnosti, preporučuje se redovito ažuriranje softvera i korištenje provjerenih uređaja. Posebnu pažnju treba obratiti na zaštitu mrežne veze (npr. korištenje VPN-a ili sigurnih bežičnih mreža). Poštivanje sigurnosnih protokola i privatnosti gradi povjerenje među sudionicima i osigurava profesionalan ugled VU-a u digitalnom okruženju.