Akcijski plan primjene digitalnih tehnologija
4. Opisi aktivnosti
4.3. Alokacija resursa
Što definirati: vrste i količinu ljudskih, financijskih, materijalnih i tehničkih resursa potrebnih za izvedbu aktivnosti.
Zašto je bitno: bez precizne procjene resursa, aktivnosti mogu stagnirati zbog nedostatka proračuna, opreme ili stručnjaka.
Kako ispravno definirati: za svaki zadatak navedite ljudske resurse (broj i uloge, npr. voditelj projekta, edukator, IT podrška), financijske resurse (procijenjeni iznos – proračun za honorare, licence, putne troškove) i materijalne/tehničke resurse (prostor, oprema, softver i licence). Opišite i izvor osiguranja tih resursa (interni proračun, grant, partnerski doprinos).
Potencijalni rizici: podcjenjivanje troškova vodi prekoračenju proračuna, a precjenjivanje može rezultirati neučinkovitom raspodjelom sredstava.
Tablica: Rokovi, nositelji i resursi za operativne ciljeve
|
Oznaka |
Operativni cilj |
Rok |
Nositelj |
Ljudski resursi |
Materijalni resursi |
Financijski resursi |
|
U1 |
Uvesti mentorski program za 100 studenata |
30. 6. 2025. |
Prodekan za nastavu |
10 mentora, 2 koordinatora |
Uredi za sastanke, komunikacijski materijali |
5000 eura za honorare mentora |
|
P1 |
Implementirati online platformu za praćenje napretka studenata |
31. 5. 2025. |
Prodekan za nastavu |
2 IT stručnjaka, 1 voditelj projekta |
Server, softverska licenca |
8000 eura za licencu i infrastrukturu |
|
P2 |
Provesti četiri radionice za upravljanje stresom |
30. 11. 2025. |
Prodekan za nastavu |
4 edukatora, 1 koordinator |
Dvorana, flipchart, radni materijali |
2500 eura za opremu i honorare |
|
P3 |
Redizajnirati i usvojiti nove procedure za obradu studentskih zahtjeva |
31. 3. 2025. |
Prodekan za nastavu |
1 procesni analitičar, 1 pravnik |
Računalo, softver za dokumente |
3000 eura za izradu i implementaciju |
|
F1 |
Prikupiti minimalno 50.000 eura putem grantova |
31. 12. 2025. |
Prodekan za poslovanje |
2 projektna menadžera, 1 savjetnik za grantove |
Pristup fondovima, mreža kontakata |
Potrebno mobilizirati 50.000 eura |
|
F2 |
Izraditi i implementirati revidirane studijske pravilnike |
30. 4. 2025. |
Prodekan za nastavu |
2 regulativna stručnjaka, 1 dizajner |
Uredski paket, softver za dizajn |
1500 eura za grafički dizajn i tisak |
|
F3 |
Predati dva kompletna prijedloga EU projekata |
31. 3. 2025. |
Prodekan za međunarodne projekte |
3 člana projektnog tima, 1 financijski analitičar |
IT podrška, uredski materijal |
4000 eura za izradu prijedloga |
|
K1 |
Uspostaviti tri nova partnerska programa s industrijom |
31. 8. 2025. |
Prodekan za međunarodne projekte |
1 menadžer za partnerstva, 1 pravnik |
Ured za pregovore, uvodni materijali |
2000 eura za putne troškove i promociju |
|
K2 |
Pokrenuti kampanju u suradnji s alumnijima i povećati broj prijava novih studenata za 15 % |
Početak upisnog roka 2026. |
Prodekan za nastavu |
2 marketinška stručnjaka, 5 alumnija ambasadora |
Digitalni kanali, promotivni materijali |
6000 eura za oglašavanje i tiskanje |
Sada kada imamo strukturu aktivnosti s rokovima, zaduženjima i resursima, možemo provesti sljedeće analize i izvući konkretne zaključke:
- identifikacija stresnih razdoblja: Ganttov dijagram pokazuje da su krajnji datumi većine aktivnosti koncentrirani u svibnju (P1) i ožujku (P3, F3) i studenome (P2). Trebalo bi promijeniti raspodjelu novih zadataka u tim mjesecima kako bi se smanjio rizik od kašnjenja
- analiza opterećenja nositelja: histogram opterećenja upućuje na to da je prodekanu za nastavu dodijeljeno najviše aktivnosti u različitim fazama plana, što sugerira potrebu za preraspodjelom dijela zadataka na prodekana za poslovanje ili vanjske suradnike
- agregacija resursa: ukupna procjena ljudskih resursa pokazuje angažman deset mentora, dva IT stručnjaka, četiri edukatora, jednog procesnog analitičara, dva projektna menadžera, dva regulativna stručnjaka, tri člana projektnog tima, jednog menadžera za partnerstva i dva marketinška stručnjaka i pet alumnija ambasadora. Materijalni resursi uključuju prostorije, računalnu i softversku infrastrukturu, promotivne materijale, a financijski je projekt strukturiran s proračunom od otprilike 60.000 eura za licence, honorare, tisak i putne troškove
- zaključak: iz provedenih analiza jasno je da je ključno uravnotežiti angažman prodekana za nastavu, s obzirom na visok broj povezanih aktivnosti i optimizirati raspodjelu financijskih resursa tijekom cijelog planiranog razdoblja. Preporučuje se preraspodjela dijela zadataka na prodekana za poslovanje i prodekana za međunarodne projekte i praćenje potrošnje proračuna putem redovitih izvještaja.
Boja pozadine
Font
Veličina fonta
Boja teksta
Font Kerning
Image Visibility
Letter Spacing
Line Height
Link Highlight