Vrste alata i sustava umjetne inteligencije i njihove funkcionalnosti

Naziv „administrativni” odnosi se na zadatke upravljanja i organizacije koji su dio svakodnevnog rada obrazovnih dionika. Ovi alati pomažu u automatizaciji i upravljanju administrativnim poslovima kao što su zakazivanje, vođenje evidencije, pisanje i slanje poruka i organizacija dokumenata. Dakle, njihova uloga je podrška i olakšavanje administrativnih aktivnosti.

Tehničke karakteristike administrativnih alata umjetne inteligencije:

• automatizacija rutinskih zadataka – moduli za automatsko izvršavanje administrativnih procesa poput raspoređivanja, slanja obavijesti ili obrade dokumenata,
• upravljanje podacima – organiziranje, pohrana i pretraživanje velikih količina podataka u strukturiranim bazama,
• integracija s drugim sustavima – povezivanje s LMS-ovima, CRM-ovima i drugim IT sustavima za sinkronizirano upravljanje informacijama,
• generiranje izvještaja i obavijesti – automatsko kreiranje izvještaja, upozorenja i statistika temeljenih na podacima.

Primjeri alata i sustava umjetne inteligencije:

• ChatGPT (OpenAI)
  
  • Funkcionalnost: ChatGPT je generativni alat za obradu prirodnoga jezika koji može pisati, preuređivati i sažimati tekst, odgovarati na pitanja, predlagati strukturu dokumenata i generirati nacrte poruka, priopćenja ili izvještaja na temelju uputa korisnika.
  • Relevantnost u obrazovanju: u administrativnom kontekstu može služiti kao „pomoćnik za pisanje“: izrada nacrta e-poruka studentima, obavijesti o rokovima i ispitima, sažetaka sastanaka, nacrta zapisnika, opisa kolegija ili kratkih uputa za korištenje digitalnih resursa. Dostupan je u besplatnoj verziji za osnovnu uporabu, dok naprednije mogućnosti ovise o pretplati (kao što je već ranije opisano u ovom tečaju).
  • Primjer iz prakse: instruktor priprema informativnu e-poruku studentima o promjeni termina konzultacija, pravilima za predaju radova i datumu kolokvija. Umjesto da tekst piše od početka, u ChatGPT unosi ključne informacije u obliku natuknica i zatraži nacrt jasne, pristojne poruke. Dobiveni nacrt potom prilagodi tonu komunikacije na odjelu i nadopuni specifičnim detaljima (link na LMS, kontakt za pitanja), čime štedi vrijeme, ali zadržava uredničku i sadržajnu kontrolu.
• Tactiq
  
  • Funkcionalnost: Tactiq je AI-alat koji se povezuje s alatima za videokonferencije (npr. Google Meet, Zoom, Microsoft Teams) i automatski bilježi, pretvara govor u tekst i sažima online sastanke. Omogućuje generiranje sažetaka, popisa ključnih točaka i akcijskih zadataka, kao i izvođenje zapisnika u različite formate.
  • Relevantnost za obrazovanje: Može se koristiti za sastanke katedri, sjednice povjerenstava, projektne sastanke ili online konzultacije. Umjesto ručnog vođenja zapisnika, nastavnici dobivaju automatski transkript i sažetak, što olakšava dijeljenje informacija s kolegama i studentima koji nisu mogli prisustvovati.
  • Primjer iz prakse: tijekom online sastanka povjerenstva za kvalitetu nastave aktiviran je Tactiq koji u pozadini vodi transkript. Nakon sastanka alat generira sažetak dogovorenih aktivnosti i popis nositelja zadataka s rokovima. Predsjednica povjerenstva koristi taj sažetak kao osnovu za službeni zapisnik koji naknadno uređuje, čime znatno smanjuje vrijeme potrebno za administrativnu obradu sastanka.
• AudioPen
  • Funkcionalnost: AudioPen je alat umjetne inteligencije koji pretvara glasovne bilješke u strukturiran, uređeni tekst. Korisnik govori „u mikrofon“, a alat automatski transkribira (pretvara govor u tekst) i sažima sadržaj i pretvara ga u koherentan tekst (npr. sažetak, popis zadataka, nacrt poruke ili bilješke sa sastanka). 
  • Relevantnost za obrazovanje: alat može biti osobito koristan nastavnicima nakon konzultacija, sastanaka ili pregleda studentskih radova, jer mogu brzo snimiti kratke glasovne bilješke, a AudioPen ih pretvara u tekstualni oblik koji se lako arhivira, dijeli ili pretvara u službenu dokumentaciju (npr. upute studentu, podsjetnik za izmjene silabusa).
  • Primjer iz prakse: Nakon niza individualnih konzultacija, nastavnik snima nekoliko minuta glasovnih bilježaka u kojima navodi što treba provjeriti u LMS-u, koje rokove produžiti i koje materijale dodati studentima. AudioPen generira strukturirani popis zadataka i kratke tekstualne podsjetnike, koje potom nastavnik kopira u vlastiti sustav za upravljanje zadacima i kalendar.
• Reclaim.ai
  
  • Funkcionalnost: Reclaim.ai je virtualni pomoćnik podržan umjetnom inteligencijom za kalendar koji automatski planira i optimizira raspored zadataka, sastanaka i vremena za fokusirani rad. Povezuje se s Google Calendarom ili Outlookom, analizira obveze i prema zadanim prioritetima i preferencijama korisnika predlaže odnosno automatski postavlja termine za zadatke, navike (npr. priprema nastave) i sastanke.
  • Relevantnost za obrazovanje: za nastavnike i istraživače koji obavljaju više zadataka (nastavu, ispite, konzultacije, istraživački rad i administrativne obveze), Reclaim.ai može pomoći u planiranju rada. Time doprinosi boljem upravljanju vremenom i smanjenju preopterećenosti.
  • Primjer iz prakse: nastavnik definira u Reclaim.ai tjedne zadatke: priprema nastave, ocjenjivanje, izrada projektne dokumentacije i istraživački rad. Alat automatski pronalazi slobodne termine u kalendaru, raspoređuje zadatke i prilagođava raspored kad se pojave novi sastanci ili izvanredne obveze. Nastavnik tako ima vizualni prikaz realno raspoređenih obveza i manje vremena troši na ručno „preslagivanje“ kalendara.
• Otter.ai
  
  • Funkcionalnost: Otter.ai je alat umjetne inteligencije za automatsko snimanje, transkripciju i sažimanje razgovora, predavanja i sastanaka. Može se koristiti s alatima za videokonferencije ili kao samostalan snimač zvuka, a potom generira tekst, ključne točke i istaknute dijelove razgovora.
  • Relevantnost za obrazovanje: alat može olakšati vođenje zapisnika sa sastanaka, radnih grupa, studentskih projekata ili intervjua u istraživanjima. Studenti i nastavnici poslije mogu pretraživati transkript po ključnim riječima, izdvajati relevantne dijelove i koristiti ih za izradu službenih bilješki.
  • Primjer iz prakse: tijekom online susreta projektnog tima, Otter.ai snima i transkribira cijeli razgovor. Nakon sastanka članovi tima brzo pretražuju transkript po ključnim pojmovima (npr. „rok“, „budžet“, „anketa“) i izdvajaju relevantne dijelove kako bi pripremili pisani izvještaj i ažurirali plan projekta.
• Trello + Butler AI
  
  • Funkcionalnost: Trello je vizualni alat za upravljanje zadacima i projektima temeljen na pločama, listama i karticama, dok Butler predstavlja ugrađeni modul za automatizaciju unutar Trella. Butler omogućuje definiranje pravila (rule-based automation), tipki i naredbi koje automatski obavljaju radnje poput premještanja kartica, dodavanja članova, postavljanja rokova ili slanja obavijesti na temelju zadane logike.
  • Relevantnost za obrazovanje: Kombinacija Trello + Butler AI može služiti kao jednostavan sustav za upravljanje administrativnim zadacima povezanim s nastupnim obvezama (organizacija ispita, praćenje predanih radova, aktivnosti na projektima, priprema akreditacijske dokumentacije). Automatska pravila smanjuju ručni rad i rizik da se pojedini zadaci ne izvrše na vrijeme.
  • Primjer iz prakse: nastavnički tim koristi Trello ploču za koordinaciju svih faza kolegija (planiranje nastave, materijali, ispitne obveze, evaluacija). Uz pomoć Butlera definiraju pravilo da se svaka kartica označena etiketom „Za objavu studentima“ automatski premješta na listu „Objaviti u LMS-u“ i dodjeljuje odgovornoj osobi. Dodatno, tri dana prije roka za predaju seminara Butler automatski dodaje podsjetnik na relevantne kartice i generira popis zadataka za slanje obavijesti studentima.
• Descript
  
  • Funkcionalnost: Descript je alat za obradu audio i videozapisa koji koristi umjetnu inteligenciju za automatsko pretvaranje govora u tekst, uređivanje i generiranje sadržaja. Uređivanje se odvija „kao uređivanje teksta“ – promjene koje napravite u tekstualnom zapisu automatski se odražavaju na audio ili video. Alat omogućuje i izradu sažetaka uz pomoć umjetne inteligencije, dodavanje titlova i jednostavno kreiranje obrazovnih videa.
  • Relevantnost za obrazovanje: iako je primarno alat za multimediju, u administrativnom kontekstu može olakšati izradu obrazovnih i informativnih videozapisa (upute za studente, video-objašnjenja procedura, kratke snimke za obuku osoblja), i generiranje transkripata i sažetaka koji se potom arhiviraju ili dijele kao službeni materijali.
  • Primjer iz prakse: nastavnici snimaju kratki video s objašnjenjem procedure prijave na ispit i učitavanja radova u LMS. U Descriptu automatski se dobiva transkript, ispravlja nekoliko formulacija izravno u tekstu i time istovremeno uređuje video. Potom jednim klikom dodaju se titlove i izvozí se konačna verzija, a transkript koristi kao tekstualna uputa koja se može objaviti u LMS-u (npr. Moodle).
• Wisio 
  • Funkcionalnost: Wisio je alat umjetne inteligencije za znanstveno i akademsko pisanje. Omogućuje predlaganje formulacija, provjeru jasnoće i stila, pronalaženje relevantnih znanstvenih radova, generiranje prijedloga citata i prevođenje teksta na znanstveni engleski. Nudi i mogućnosti strukturiranog komentiranja nacrta i suradničkog rada više autora.
  • Relevantnost za obrazovanje: alat može olakšati administrativne i akademske zadatke povezane s pisanjem (priprema opisa kolegija, izvještaja, projektne dokumentacije, znanstvenih i stručnih radova). Posebno je relevantan za istraživače i studente viših razina studija koji pišu završne, diplomske ili doktorske radove.
  • Primjer iz prakse: nastavnik priprema izvještaj o izvedbi kolegija i rezultatima studentske evaluacije. U Wisio unosi nacrt teksta i traži prijedloge za jasnije formuliranje ciljeva i zaključaka. Alat predlaže nekoliko alternativnih formulacija u znanstvenom stilu i ističe dijelove koji su preopćeniti, dok nastavnik vrši izbor i prilagođava prijedloge tako da ostanu u skladu s institucionalnim standardima izvještavanja.
• Eightify 
  
  • Funkcionalnost: Eightify je alat umjetne inteligencije za sažimanje YouTube videa. Kreira kratke, strukturirane sažetke ključnih ideja iz videa, često s vremenski označenim točkama (timestamps), kako bi korisnik mogao brzo doći do najvažnijih dijelova sadržaja.
  • Relevantnost za obrazovanje: alat može pomoći nastavnicima i studentima u bržoj procijeni relevantnosti obrazovnih videozapisa (predavanje, webinar, tutorijal) prije nego što ulože vrijeme u gledanje cijelog sadržaja. U administrativnom smislu može olakšati pripremu kratkih sažetaka video-uputa ili izvještaja o snimljenim webinarima i edukacijama.
  • Primjer iz prakse: nastavnik dobiva poveznicu na dvosatni webinar o novim mogućnostima LMS-a. Umjesto da odmah gleda cijeli video, koristi Eightify kako bi dobio sažetak ključnih točaka i vremenske oznake. Na temelju sažetka odlučuje koje dijelove vrijedi detaljnije pogledati i uključiti u obrazovni sadržaj.
• Fireflies.ai 
  • Funkcionalnost: Fireflies.ai je virtualni alata za sastanke temeljen na umjetnoj inteligenciji koji automatski snima, transkribira, sažima i analizira online i hibridne sastanke. Može se povezati s različitim platformama za videokonferencije i po završetku sastanka generira zapisnik, popis zadataka i pregled ključnih tema.
  • Relevantnost za obrazovanje: alat se može koristiti na sastancima katedri, radnih skupina, projekata, studentskih timova ili upravnih tijela institucije. Time se smanjuje potreba za ručnim vođenjem zapisnika, a dobiveni transkripti i sažeci mogu se arhivirati ili podijeliti s dionicima koji nisu mogli prisustvovati sastanku.
  • Tijekom redovitog online sastanka odsjeka alat Fireflies.ai povezan je s platformom za videokonferencije i automatski snima razgovor i pretvara ga u tekst. Nakon završetka sastanka sustav generira sažetak rasprave i popis dogovorenih zadataka, uključujući rokove ako su jasno navedeni tijekom sastanka. Tako nastali zapis služi kao nacrt službenog zapisnika, koji obrazovni dionik odsjeka provjerava, po potrebi dopunjuje i potom distribuira članovima odsjeka.