O temi Akcijski plan primjene digitalnih tehnologija

Lijep pozdrav! Zamislite da ste u timu koji je upravo završio izradu strategije za primjenu digitalnih tehnologija u vašoj instituciji. Postavili ste viziju, definirali strateške ciljeve, identificirali ključne inicijative... I sada se pitate – što dalje? Kako prijeći iz apstraktnih planova u konkretne korake koji vode do stvarne promjene? Odgovor je – akcijski plan. U ovoj videolekciji govorit ćemo o tome kako se strategija prenosi u operativne aktivnosti. Naučit ćemo kako operacionalizirati strateške ciljeve, definirati ključne aktivnosti, postaviti jasne rokove, identificirati nositelje odgovornosti i predvidjeti potrebne resurse. Također, saznat ćete kako nadzirati provedbu akcijskog plana i kako osigurati da se aktivnosti zaista realiziraju, a ne ostanu samo zapisane na papiru. Na kraju videa moći ćete: prepoznati ključne elemente akcijskog plana, planirati aktivnosti koje proizlaze iz strateških ciljeva i organizirati praćenje provedbe i osigurati operativnu učinkovitost. Strateški ciljevi često su široki, dugoročni i formulirani na razini koja zahtijeva dodatnu razradu. Da bi ih se moglo provesti, potrebno ih je operacionalizirati. To znači – prevesti ih u konkretne, mjerljive aktivnosti. Na primjer, ako je strateški cilj „Povećati digitalne kompetencije nastavnog osoblja”, operacionalizacija može uključivati aktivnosti kao što su: izrada kurikuluma za edukaciju, organizacija radionica, uvođenje sustava za samoprocjenu i slično. Ključno pitanje koje se postavlja za svaki cilj glasi: što konkretno treba napraviti da bi se cilj ostvario? Svaki cilj zahtijeva niz konkretnih aktivnosti. Te aktivnosti trebaju biti: jasno definirane – što će se raditi, vremenski ograničene – kada će se provesti, povezane s resursima i odgovornostima. Na primjer, za prethodno spomenuti cilj aktivnost može glasiti: „Provoditi radionice za unapređenje digitalnih kompetencija nastavnika do kraja akademske godine.” Svaka aktivnost treba imati svoju svrhu, očekivani rezultat i kriterij uspjeha. Preporučuje se koristiti se tabličnim prikazom u kojem se uz svaku aktivnost navodi nositelj, rok, resursi i indikator uspjeha. Postupak operacionalizacije strateških ciljeva u aktivnosti može početi provedbom nove SWOT analize koja se izrađuje, imajući na umu uspješnu implementaciju svakog strateškog cilja. Dakle, cilj je identificirati naše snage i vanjske prilike koje će pomoći u ostvarenju konkretnog strateškog cilja, a potom identificirati naše slabosti i vanjske prijetnje koje će odmoći u ostvarenju konkretnog strateškog cilja. Dok je takva analiza gotova, primjenom tehnika kreativnosti i uparivanjem pozitivnih i negativnih SWOT elemenata, možemo doći do konkretnih aktivnosti. To se zove i TOWS analiza. Bez praćenja ne znamo ostvarujemo li ciljeve. Zato svaka aktivnost treba imati definiran mehanizam praćenja. To mogu biti: kvantitativni pokazatelji ‒ broj provedenih radionica, broj sudionika, zatim kvalitativne metode kao što su evaluacijski upitnici, refleksije sudionika čiji se rezultati mogu kvantificirati, check-liste i izvještaj o napretku. Za svaku aktivnost moramo definirati barem jedan mehanizam praćenja kojemu možemo pridružiti operativni cilj. Na primjer, mehanizam praćenja za aktivnost „Provoditi radionice za unapređenje digitalnih kompetencija nastavnika do kraja akademske godine” može biti „broj održanih radionica” i možemo postaviti operativni cilj provođenja pet takvih radionica godišnje. Mehanizmi praćenja moraju biti realni i dostupni. Nema smisla postavljati pokazatelje za koje nemamo način prikupljanja podataka. U nekim sustavima strateškog planiranja uz mehanizam praćenja potrebno je definirati i ciljane vrijednosti, a kod nekih više vrijednosti, recimo najniža vrijednost, donja srednja vrijednost, gornja srednja vrijednost i najviša vrijednost. Osim toga, moguće je definirati i različite važnosti operativnih aktivnosti za strateške ciljeve. To znači da se definira da neka aktivnost više pridonosi ostvarenju strateškog cilja, a neka manje. Svaka aktivnost mora imati rok. Rokovi omogućuju planiranje, prioritizaciju i usklađivanje među različitim timovima. Oni trebaju biti realistični, ali i izazovni, jer bez vremenskog pritiska aktivnosti lako ostaju neizvršene. Primjer: „Izraditi program edukacije do kraja listopada”, „Održati prvu radionicu do kraja semestra”. Katkad je korisno koristiti Ganttov dijagram kako bi se vizualno prikazao tijek aktivnosti u vremenu. Ovim se dijagramom jasno može definirati željeno vrijeme početka i završetka aktivnosti. Svaka aktivnost mora imati jasno određenog nositelja – osobu ili tim koji je odgovoran za provedbu. Nositelj ne mora sve osobno izvršiti, ali je odgovoran za to da se aktivnost provede u predviđenom roku i kvaliteti. Važno je da nositelji znaju svoja zaduženja, imaju potrebne kompetencije i resurse te pristup podršci u slučaju problema. Dobro definirana odgovornost sprječava preklapanja i izbjegavanje odgovornosti. Za svaku aktivnost potrebno je planirati potrebne resurse: ljudske koji uz nositelja aktivnosti obuhvaćaju sve ljude koji sudjeluju u provođenju aktivnosti, dakle stručnjaci, edukatori, IT podrška, zatim financijske – budžet za opremu, licencije, honorare, materijalne i tehničke, kao što su prostori, oprema, softveri. U dobrom akcijskom planu stoji koliki su resursi potrebni i gdje ih je moguće osigurati. Ako resursa nema dovoljno, plan treba prilagoditi realnim mogućnostima. Na kraju, akcijski plan nije nešto što se napravi i zaboravi. Potrebno je uspostaviti način praćenja realizacije. To uključuje: redovita izvještavanja o statusu aktivnosti, nadzorne ploče odnosno dashboarde za vizualni prikaz napretka, sastanke timova na kojima se analiziraju barijere i uspjesi. Odgovorne osobe trebaju znati da će se aktivnost pratiti i to pridonosi ozbiljnijem pristupu realizaciji. Neki izvori navode da samo 20 % organizacija redovito prati provedbu strategije. Organizacije koje uspješno provode svoje strategije često se koriste strukturiranim pristupima, poput Balanced Scorecard ili BSC metodologije. Ova metoda omogućuje povezivanje strateških ciljeva s operativnim aktivnostima i daje okvir za praćenje napretka putem ključnih pokazatelja uspješnosti. Preporuke za poboljšanje provedbe strategije uključuju redovito praćenje, jasnu komunikaciju prema svima koji trebaju biti uključeni i upotrebu softverskih alata za praćenje. Kao što ste vidjeli, izrada akcijskog plana nije samo tehnički zadatak. To je proces koji zahtijeva jasnoću, odgovornost i realizam. Dobar akcijski plan pretvara strategiju u konkretne, ostvarive korake. Na kraju ove lekcije pozivam vas da se uključite u praktični zadatak. Za strategiju koju ste definirali u prethodnoj temi osmislite akcijski plan. Naravno, prije toga proučite dodatne dostupne materijale koji šire opisuju ovu temu.